A data room (salle de données) est un espace sécurisé, physique ou numérique, où le vendeur d’une entreprise réunit les documents que les acquéreurs potentiels consultent pendant l’audit de la société.
Comment fonctionne une data room ?
Que contient-elle ?
Des comptes annuels, des contrats importants, des documents fiscaux et sociaux, des statuts, des baux, la liste des litiges. Les documents sont classés par thème.
Qui y accède ?
Seules les personnes autorisées, après signature d’un accord de confidentialité. Les droits sont souvent différents selon les personnes : un conseiller voit tout, un candidat seulement certains dossiers. Un journal de consultation indique qui a ouvert quoi.
Quelle est la différence entre data room physique et virtuelle ?
La salle physique est un lieu où l’on consulte les documents sous surveillance. La salle virtuelle est un site sécurisé, accessible à distance, qui trace chaque consultation et limite les copies. La seconde est aujourd’hui la plus courante, car elle permet de recevoir plusieurs candidats en parallèle.
Que gagne le vendeur à bien la préparer ?
Une salle claire et complète montre une entreprise bien tenue, réduit le nombre de questions et raccourcit la durée de l’audit. Elle limite aussi le risque de découvrir tardivement une pièce manquante, qui ferait renégocier le prix.
Un exemple fictif
Un vendeur dépose 120 documents classés en 8 dossiers. Trois acquéreurs potentiels y ont accès, avec des droits distincts. Le dossier des salariés n’est ouvert qu’au candidat retenu pour la phase finale.
Quels sont les points de vigilance ?
- Il faut décider ce qui est partagé, et à quel moment : les données sensibles viennent tard.
- Un document manquant ou mal rangé retarde l’audit.
- Les données personnelles des salariés exigent une précaution particulière.
- À la fin de l’opération, l’accès doit être fermé et les copies traitées.
- Les documents doivent être à jour et cohérents entre eux : une incohérence entre deux pièces éveille des doutes chez l’acquéreur.
- Un plan de classement affiché à l’entrée facilite la lecture des documents.
Quels termes voisins consulter ?
Due diligence, accord de confidentialité, closing et signing, reprise d’entreprise.
À consulter aussi dans le lexique
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Alexis SagnierFondateur de Balmont Conseil, Lyon
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Source officielle
Définition à portée générale. Les règles applicables varient selon la situation : vérifiez-les sur les sites officiels ou auprès d’un professionnel avant toute décision.
